自分の仕組みを作り、スマートに生きてみませんか？
アドリブ（計画なし）のままでは、常に後手に回る羽目になります。
沢山のタスクに押しつぶされそうになりながらも、日々仕事と向き合わなくてはなりませんね。とてもうんざりと感じられることでしょう。
しかし、上には上がいるのが世の中。
成功者の方々は、普通の人達よりもさらに多くのタスクをこなしています。課された時間は他の人達と同じでも、完了できる仕事量は圧倒的に成功者の方が多いのです。
この違いは何から起こるのでしょう？
答えは明快。
ノルマ達成を簡単にしてくれる
『システム』を構築しているかの違いなのです！
各種目的に合わせた『システム』を構築することで、
- 達成に至るまでの計画
- 実際の作業効率
- 誤りの修正
など
全ての段階において 費やす労力を格段に減らすことが出来ます。
逆に言ってしまえば、“凡人” と “成功者” の違いなんてせいぜいこの程度。
自分に適したシステムの効果を存分に発揮できれば、凡人ですら現在をはるかに超えた成果を出せるようになるのです。
また、独自性の高いシステムを構築できれば、そのシステムを基盤としたオリジナルのビジネスが出来るかもしれません。
今回は『独自のシステムを構築する』ことのメリット、その方法に関してお話ししていきます。
システムを知り、作り、自身の活動に導入することで、より効率的に活躍し、周りの人達よりも成果を出せるようになりましょう。
- 自分の行動・作業の効率性を上げたい人
- 仕事の内容をシンプルにしたい人
システムについて
簡単に説明すると、
『作業開始 ～ 作業完了』までにこなす細かいタスクを、自身で作り出した ”作業の枠組み” に当てはめていき、順序立てて作業しやすくする方法。
物事や作業内容をより簡潔にして、効率よく作業を進めることを目的としています。
『システム』があることのメリット
①計画がスムーズに立てられる
システムがあることにより、計画を立てる工程がスムーズに行えるようになります。
たとえ やったことのない作業だったとしても、
システムの ”枠組み” さえあれば、想像の範囲内でも充分に効率性のある計画が練れるようになるのです。
個々のタスクを、”システムの枠組み” に当てはめていく
新しい作業が入る度に 0から計画を立てなくてはならないのは とても非効率的。はっきり言って時間の無駄です。
そこで、システムに活躍してもらいます。
まずは[図－①]のように大雑把でも良いので、作業に関する「枠組み」をあらかじめ用意しておきましょう。
次に、作業で行うであろう様々なタスクを細かく分けます。
後は、細かく分けたタスクを 「枠組み」に当てはめていくだけ。
簡単でしょう？
汎用性が高いものを1つ持っていると
色んな作業で適用出来て楽になる。
[例] 皿洗いの場合
①皿洗いで行うタスクを細かく分ける
ひとえに「皿洗い」と言っても、こなすタスクはいくつもあります。
それらを細かく分けていきましょう。すると以下のようになります。
- 食器をつけおきして、汚れを浮かす。
- 洗剤で洗い、汚れを剥がす。
- 流水で、泡と一緒に汚れを流す。
- 皿の水滴を拭き取り、食器棚に戻す。
- 作業後のシンク周りの清掃。
など。
②枠組みの中に「細かく分けたタスク」を 順序立てて 当てはめていく
①で細かく分けたタスク群ですが、このままでは ただやるべきことを羅列しただけ。順序もあったモノではありません。
今回は上記の[図－①]に 分けたタスクをそれぞれ当てはめていきます。
同じ項目に入るタスクもありますが、そこでは優先する順位をしっかりと考えていきましょう。
そして完成するのが[図－②]となります。
皿洗い初心者でも計画的にこなせそうな図になりましたね。
②人に説明する際に、分かりやすくなる。
その道の経験が全く無い人に対し、一から作業の説明しなければならない事もあるでしょう。
あなた自身は難なくこなせている作業も、言葉で説明するとなると 実際の作業とは別の ”難しさ” が出てくることでしょう。
相手が初心者であるならば なおの事、専門用語などを噛み砕いて 分かりやすくする必要があります。
初心者にとっては最初の印象はとても重要！
ここで不安を感じる要素が多いと 長続きせず、すぐに離れてしまう可能性が高くなります。
続けてくれた場合でも しっかりと理解できるように解説しないと大きなミスに繋がり、損失が発生するかも……。
そこで、システムが役に立ってくれます！
全体を細かく分けた上で 順序立てて説明できる ”枠組み” と 細かく分けられた ”タスク” は、分かりにくい内容を 一つ一つ分かりやすくしてくれますね。
この特徴が、人へ説明する際にも 大きく役立ってくれるのです。
システムについての解説書が そのまま『マニュアル』になる
食べ物は細かく噛み砕かないと飲み込みにくいもの。
ノウハウや知識に関しても同じです。
細かく分け、不明なモノについてはその都度 相談し、1つ1つを解消する仕組みづくりをするのもシステムの一環。
小さな不安も重要な問題です！
そこで、説明する前に自分の経験や 他の人から受けた質問・相談をまとめて、タスクごとに「備考」の形で添えたモノを文書に起こしてみましょう。
なんと、これだけで1つの『マニュアル』が完成します。
説明を受ける人達の疑問を簡単に解消でき、質問の発生を防げる分 時間に余裕を持てるようになるのです。
「それでも質問される！」と言う場合も冷静に。一度その質問の明確な答えを見出し、マニュアルにその項目を加筆・修正していくだけでいいのです。
初心者にでも分かりやすく伝えるには技術が必要。自分の下で働く人達との 何気ない ”Q＆A” ですら、マニュアルをより良いものとする絶好の機会なのです。
③オリジナルのシステムは、そのままビジネスに活かせる
使用者の生活や作業を楽にしてくれる素敵なシステム。ですが、開発時点で恩恵を受けられるのは開発に携わった者のみ。
コンピュータープログラムなどを駆使して生み出すような 専門性の高いシステムの場合、専門知識を持たない人達にとっては、決して届くことのない ”高嶺の花” となるでしょう。
いや、そもそもシステムの ”存在” や ”可能性” すらも知らないままに終わる人もいるかもしれませんね。
特定の技術や発想力が無いと生まれないような 独自性の高いシステム。
便利でも 大衆に理解されなければ 恩恵を受けられるのはあなただけ。その恩恵も「システムにより、便利になった」程度で終わってしまうでしょう。
まあ、それだけでも充分に魅力的ではありますが。
ではもし、大衆にそのシステムの価値が見出され、自分以外のニーズが生まれたとしたら……？
ご察しの通り、ビジネスチャンスの到来というわけです。
あなたにしか生み出せないような『オリジナルのシステム』は、
そのまま『商品』としてビジネスに活かすことも出来ます。
似たような商品が世間に出回っていなければ、競争相手のいない環境に
一番手で乗り込めた様なモノ。
まさにブルーオーシャンに飛び込んだ状態です。
他に類似した商品がある場合でも 考え方次第で 個性を生み出して勝負できます。
ターゲット層を変えたり クオリティを変化させるなどで 独自性を出すことにより、満たされていないニーズに応えられる商品として売り出せるようになるのです。
「私も欲しいなぁー」
『システム』の事は『身近な商品』に学べ
ここまで書かれているメリットを読んで、『システム』に対し憧れを抱く方も出てきたかと思います。
とても良い事です。興味を持ったら あとは実際に挑戦するだけですから。
新しい可能性を開く準備は万端だと言えるでしょう。
でも、いざ考えようにも 0から新しいアイデアを生み出すには、並々ならぬ根気とセンスが求められます。
ベテラン経営者でも難題、初心者なら なおの事。
悩んでも悩んでも思い浮かばず、成果が出ないまま一日が終わる。
を繰り返す人も多いのです。
そんな時は、一度考えるのを置いておき、街に繰り出してみるのもいい事です。
町に出回っている ”商品” や ”サービス” は完成された『システム』そのもの。つまり、『システム』の在り方としてのお手本なのです。
一度、“『システム』を受ける側” に立って その商品を観察してみましょう。見て、聞いて、味わって……。受けた刺激が ”アイデアの呼び水” となってくれるかもしれませんよ？
例① 簡単調理の素
（COOK DO、インスタント食品 など）
特定の材料を用意するだけで、しっかりと一品作ることが出来る「簡単調理系のアイテム」を使えば、料理の技術が未熟な方でも 美味しく調理できますね。
それでも味は文句なし！
腕を磨いた料理人にとっても便利。
調理工程で入れる調味料が必要分だけ用意でき、入れるタイミングも簡略化されているから、立派な一品が 通常よりもはるかに簡単に作れるのですから。
難しくて敬遠してしまうような献立を簡単に作れて、自炊に対する苦手イメージを薄めてくれるこれらのアイテムは、料理界において 革命的なシステムなのです。
- 初心者にも美味しく調理が出来るようにしたい……
⇒ 調理工程を簡略化！ - 自炊歴の長い人に対しても利点を設けたい……
⇒ 難易度が高い献立も手軽に調理できるように！ - 使う機会の少ない調味料が必要な献立もある……
⇒ 合わせ調味料の形で販売して、別で用意する必要を無くしよう！
例② ファーストフード店
（ハンバーガー、牛丼チェーン店 など）
今では世間に浸透しきり、新しさを感じない人も多いでしょうが
ファーストフード店の販売方法は、かつては革命的な商売方法だったのです。
「ジャンクフード」と侮るなかれ。
如何にして、客を満足させられるような食べ物を早く提供するか？
小さな店舗でも、回転率を上げて 多くの客のニーズを満たすには？
そういった悩みを解決するため、様々な試行錯誤がなされました。その結果……
- 提供するフードは 食べるのに時間がかからない物に限定したり、
- 調理工程を完全マニュアル化して 誰が作っても同じ質に仕上がるようにしたり、
- テイクアウトに対応して、小さな店でも多くの客を捌けるようにしたり、
数多くの工夫の果てに 現代に通じる『ファーストフードのシステム』が完成したのです。
- 満足感を得られるフードの 素早い提供がしたい……
⇒ 調理工程を完全マニュアル化！覚えれば
誰でも同じような質の商品を完成させられる！ - 回転率を上げたい……
⇒ 提供するフードは 時間をかけずに食べれる物に限定！ - 小さな店舗でも売り上げを伸ばしたい……
⇒ 「持ち帰り」を可能にし、少ない席数でも多くの客を捌けるように！
例③ ファッション関係
（洋服、アクセサリー など）
生活で欠かせない ”衣服” や 個性を出すのにうってつけの ”アクセサリー”。
身に纏うこれらの商品は、体格差や好みだけでなく、使用する環境にも左右されるため ニーズを満たしきるのは 非常に難しい商品の代表格です。
オーダーメイドもありますよ！
そのため、取り扱う店舗では、
- 同じデザインのモノを複数のサイズで用意したり、
- 材質を変えて”カジュアル” や ”スマート”などのイメージを演出したり、
という感じに 広範囲のニーズに応えられるように構えています。
さらに個人的なニーズにも応えるため、細かい注文を”オーダーメイド”といった形で請け負うなど、大小のニーズに応えられるような独自のシステムを構築しているのです。
- 顧客のニーズが多岐に渡ってしまい、定められない……
⇒ 同一のデザインでも 多くのサイズを用意！ - 着用者の利用目的に合った服を提供したい……
⇒ 材質を変えるなどで、環境に適したモノを選択できるように！ - より細かなこだわりにも応えたい……
⇒ 「オーダーメイド」により、個人好みのアレンジにも対応できるように！
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